Extrae, clasifica y valida documentos con revisión humana donde importa.
Facturas, contratos, reclamos, aplicaciones — tu operación corre sobre documentos que llegan como PDFs, imágenes escaneadas y adjuntos por correo. Alguien abre cada uno, extrae los campos que importan, los teclea en tu sistema, los valida contra tus reglas, archiva el original en un disco compartido en algún lado.
Es el tipo de trabajo que la gente no admite que odia pero quema horas. La gente senior termina re-revisando el data entry de la gente junior. Los errores se cuelan y aparecen como findings de auditoría tres meses después. Cuando un auditor pide un caso específico de hace dos años, la respuesta involucra cinco herramientas y una hora de búsqueda.
La calidad deriva con el cansancio. El revisor que maneja facturas a las 9am está agudo y sigue el checklist; a las 4pm, después del octavo cero documento, la atención se cierra y los bordes se redondean. Esos bordes redondeados los ves semanas después como una disputa con proveedor, un finding de auditoría, una excepción que creció dientes.
Y en el momento en que el volumen crece, la única palanca que tienes es headcount. Compras cierra un deal grande, el volumen de reclamos sube, las aplicaciones se abren en un nuevo mercado — y tu equipo documental crece de la noche a la mañana o el backlog crece. Ninguna opción es buena.
El riesgo de concentración es el silencioso. Dos personas senior quietamente conocen cada formato raro que envían tus proveedores, cada cláusula que debería levantar un flag, cada workaround que te ha salvado en auditorías pasadas. Cuando una se va, el equipo se ralentiza por meses mientras el reemplazo aprende contratos que nunca se escribieron en ningún lado.
Sommatic lee los documentos a medida que llegan. La IA extrae los campos, reglas deterministas los validan contra tus políticas, los datos estructurados llegan a tu sistema de registro, y el original queda enlazado — con la cadena de extracción audit-grade.
Los revisores ven el documento y los campos extraídos lado a lado, con las desviaciones de tus cláusulas estándar ya resaltadas. Se enfocan en juicio: ¿esta excepción necesita aprobación, esta cláusula es aceptable, este caso requiere escalación? El otro 95% de documentos se mueve solo.
Lo que era un stack de PDFs se vuelve datos estructurados que tu operación realmente puede consultar. Puedes preguntar "¿cuántas facturas sobre $10k vinieron de este proveedor este trimestre, y cuántas tuvieron excepciones?" y obtener la respuesta en segundos — sin un BI aparte, sin exportar de una herramienta a otra.
La preparación de auditoría deja de ser un proyecto que consume semanas antes de cada visita. Cuando el regulador pide los documentos enlazados a una decisión, ya están enlazados. Cuando quiere ver consistencia en cientos de casos, filtras y exportas. La relación con auditoría empieza a sentirse rutinaria en lugar de dramática.
Y el conocimiento institucional sobrevive cada rotación. Las reglas que los revisores senior solían tener en la cabeza ahora viven en la política, aplicadas idénticamente por los agentes, disponibles para cada nueva contratación desde el día uno. Las dos personas que sabían todo ya no cargan la operación entera sobre los hombros.
Llega una factura de proveedor por correo. PDF adjunto, dos páginas, $4.180.
Extraído: ID del proveedor, número de factura, línea de detalles, total. Validado contra tu PO — los items coinciden, el total está dentro de tolerancia.
Detectada una anomalía: el proveedor cambió su cuenta bancaria respecto a la que tienes en archivo. Enrutado a un humano para verificación.
El revisor abre la app, ve la factura a la izquierda y los campos extraídos con la anomalía a la derecha. Llama al proveedor, confirma la nueva cuenta, aprueba.
Publicado en cuentas por pagar. Cadena de auditoría sellada: actor, tiempo, campos extraídos, anomalía detectada, justificación, decisión.
Facturas, contratos, reclamos, aplicaciones — extraídas y validadas en lo que un humano tarda en mirarlas.
Lo que era un stack de archivos se vuelve filas en tu sistema de registro — listas para consultar, listas para actuar.
Un auditor pide un doc de hace tres años. Lo encuentras, con sus campos extraídos y cadena de decisión, antes de que termine la frase.
Cada decisión deja una huella auditable: actor, contexto, regla aplicada y resultado. Revisable por humanos, reproducible por ingenieros.
